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Athletendatenbank

Einleitung

Die Athletendatenbank dient zur Erfassung und Verwaltung von Athletendaten und Testergebnissen.
Damit lassen sich Auswertungen für Qualifikationen oder Kaderzugehörigkeiten erstellen.
Grafiken ermöglichen die übersichtliche Darstellung der zeitlichen Entwicklung eines Sportlers im Vergleich zu anderen Sportlern.

Durch die Speicherung der Daten in einer zentralen Datenbank lassen sich die Vorgaben zum Schutz von persönlichen Daten leicht einhalten. Im Gegensatz zu verteilten Excel-Tabellen oder anderen Dokumenten auf vielen verschiedenen Rechnern der Trainer, bietet dieses System eine kontrollierte Datenhaltung mit Zugriffsschutz.
Damit ist die Anwendung ideal für Sportverbände und grosse Vereine geeignet.

Die vielseitigen Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen eine Anpassung des Systems auf nahezu jede Sportart.

Die Datenbank wird als Online-Anwendung betrieben und ist mit einem aktuellen Browser (Firefox etc.) jederzeit über das Internet abrufbar. Auf den Rechnern der Anwender muss kein Programm installiert werden.

Mit der Athletendatenbank ist die Verwaltung folgender Inhalte möglich

  • persönliche Daten der Athleten
  • Ergebnisse von Leistungstests
  • Auswertung der Testergebnisse (Tabelle und Grafik)
  • Vergleich der Testergebnisse der Athleten
  • anthropometrische Daten der Athleten
  • Daten von Vereinen (Adresse, Ansprechpartner)
  • Kalender mit Terminen für Wettbewerbe, Lehrgänge etc.
  • Download-Bereich für Dokumente, Formulare, Trainingspläne etc.
  • Videos zur Bewegungsanalyse durch die Trainer
  • Lehrgänge (Verwaltung, Teilnehmerlisten, Berechnung der Kosten)

Durch folgende Maßnahmen ist eine grosse Datensicherheit gewährleistet und es werden Vorgaben zur Speicherung von Personendaten eingehalten.

  • Betrieb auf Servern in Deutschland
  • jede Anwendung ist komplett isoliert von denen anderer Anwender (eigene Datenbank, eigener Programm- und Datenbereich)
  • keine Weitergabe von Daten an Dritte
  • ohne Einbindung von externen Bibliotheken, Zeichensätzen usw.
  • garantierte Werbefreiheit
  • sichere Verbindung über das Internet (SSL)
  • Passwortschutz
  • Verschlüsselung der Adressdaten in der Datenbank
  • Erstellung einer Liste aller gespeicherten Daten eines Athleten (Recht auf Auskunft)
  • Möglichkeit zur Pseudoanonymisierung und Löschen der Daten eines Athleten (Recht auf Vergessenwerden)
  • PDF Exports von Daten werden mit dem Benutzernamen des Abfragenden als Wasserzeichen erzeugt
  • detaillierte Rechteeinstellung wer welche Daten eines Tests sehen darf
  • detaillierte Rechteeinstellung wer welchen Export durchführen darf

Startseite

Hier wird ein Überblick der wichtigsten Bereiche angezeigt. Neben Informationen zu kommenden Wettbewerben und Lehrgängen, wird eine Übersicht der Altersklassen angezeigt.

Athleten Schnellsuche

Von der Startseite aus können die wichtigsten Informationen eines Athleten schnell abgefragt werden.

Mobile Ansicht

Die Datenbank kann auch auf dem Handy angezeigt und bedient werden.

Benutzerrollen

Ein Benutzer kann eine von vier Rollen haben.
Damit wird die Sichtbarkeit der Athleten gesteuert, sowie die Einstellmöglichkeiten reguliert. Der Administrator kann bestimmen, welche Athleten der Benutzer sehen darf. Dabei kann er Athleten aufgrund der Vereinszugehörigkeit oder der Altersklasse zuordnen.

Admin
Kann alle Systemeinstellungen vornehmen.
Legt die Benutzer an. Sieht alle Athleten und Testergebnisse.

Haupttrainer
Kann einer Gruppe von Athleten zugeordnet werden. (zum Beispiel alle A-Juniorinnen)

Vereins-Haupttrainer
Kann einem oder mehreren Vereinen zugeordnet werden und sieht dann alle Athleten dieses/dieser Vereine.
Kann Trainer innerhalb seines Vereins anlegen (s.u.).

Trainer
Kann innerhalb eines Vereins auf eine Athletengruppe zugreifen.
Dies ist für Trainer gedacht, die in einem Verein eine bestimmte Personengruppe trainieren (zum Beispiel alle B-Junioren/Juniorinnen).

Athleten

In diesem Bereich werden alle Athleten in Form einer Tabelle angezeigt.
Hier können auch neue Athleten angelegt und bearbeitet werden.
Die Tabelle zeigt die Spalten

  • Altersklasse
  • Status der Vollständigkeit der Daten
    die Dokumente Anti-Doping Erklärung, Übertragung Aufsichtpflicht liegen zusätzlich vor
    das Dokument zur Datenschutzerklärung liegt vor
    es liegen noch keine Dokumente vor
  • Status der Freigabe von Bilddaten
    falls der Athlet keine Freigabe seiner Bilder erteilt hat
  • Status der sportärztlichen Untersuchung
    falls der Athlet ein gültiges sportärztliches Attest hat (und unter 18 Jahre alt ist)
    falls der Athlet ein gültiges sportärztliches Attest hat, welches nur noch 3 Monate gültig ist
    falls der Athlet kein gültiges sportärztliches Attest hat (und unter 18 Jahre alt ist)
  • Name
  • Verein
  • Email Adresse und Handynummer
  • Kaderzugehörigkeit

Die Athletentabelle kann als Excel- oder als PDF-Datei exportiert werden.
Eine Liste der aktuellen Kadermitglieder kann ebenfalls erstellt werden.

Die Testergebnisse eines Athleten ereicht man durch einen Klick auf Unterhalb der Tabelle kann man die zugehörige Grafik aufrufen und weitere Athleten zum Vergleich hinzufügen.

Bestwerte

In dieser Athletentabelle werden die besten Testergebnisse angezeigt.
Der Benutzer kann unter Administration - Bestwerte einstellen, welche Ergebnisse in den sechs zur Verfügung stehenden Spalten angezeigt werden.
Durch einen Datumsfilter ist es möglich, nur die Werte der gewünschten Saison anzuzeigen.
Unterhalb des Wertes werden Links zur passenden Grafik und zur Tabelle dargestellt.

Durch Klick auf wird die grafische Anzeige der Tests aufgerufen.
Dort kann man zum Vergleich weitere Athleten hinzufügen.
Athleten anderer Vereine werden nur mit Ihren Werten, jedoch nicht dem Namen angezeigt (außer die Ergebnisse wurden vom Administrator freigeschaltet).

Falls Qualifikationsnormen gesetzt sind, werden Werte, die diese erfüllen, farbig markiert.

Wettkämpfe

Die Werte eines Ergometertests, Lauftests oder von Testbatterien und andere Tests können zu einem Wettkampf zusammengefasst werden.
Alle Teilnehmer eines solchen Wettkampfs werden in einer Tabelle zusammengefasst und können nach den Leistungswerten sortiert werden.
Die Erfassung der Werte erfolgt per Excel-Tabelle (siehe Import) oder durch Direkteingabe. Die Art der Ausgabe und die Export-Möglichkeiten sind für jede Benutzerrolle detailliert einstellbar (Administration - Wettkämpfe).
So kann zum Beispiel gesteuert werden, ob der Benutzer die Namen der anderen Athleten sieht oder nur deren Testergebnisse.

Die Heatmap dient zur übersichtlichen Anzeige der Häufigkeit von Testergebnissen eines Wettkampfs

Ergebnisübersicht

Bietet einen Zugang zu den Übersichtstabellen einzelner Testarten. Dabei werden alle Werte eines Testtyps in einer Tabelle zusammengefasst.
Filter ermöglichen die Einschränkung der Anzeige auf eine bestimmte Saison und/oder Altersklasse.

Eingabe eines einzelnen Testergebnisses

Die Eingabe der Werte für einen einzelnen Athleten kann über ein Formular vorgenommen werden. Damit muss man keine extra Excel-Datei erzeugen. Berechnete Werte wie die Wattzahl (aus Zeit und zurückgelegter Strecke) werden automatisch berechnet.

Import

Zur vereinfachten Erfassung von neuen Athleten oder von Testergebnissen, besteht die Möglichkeit, diese per Excel-Import einzugeben.
Dabei müssen Vorlagen verwendet werden, in denen die Bedeutung und das Datenformat der einzelnen Spalten festgelegt sind.
Diese Vorlagen stehen im Download-Bereich Dateien unter Wettkampfvorlagen zur Verfügung.
Vor dem Import werden die Daten analysiert und fehlerhafte Datenformate oder falsche Spalteninhalte markiert.
Der Administrator hat die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen.

Kalender

Der Kalender zeigt eine Übersicht der Termine der nächsten 365 Tage.
Dabei kann zwischen einer Wochenübersicht und einer Listendarstellung gewählt werden.
Der Filter ermöglicht eine Einschränkung der dargestellten Termine. So können zum Beispiel alle Wettbewerbe angezeigt werden, bei denen eine Startmöglichkeit für B-Junioren/Juniorinnen besteht.

Lehrgänge

Trainingslehrgänge mit Teilnehmerlisten, Trainerlisten und Zeitplänen können hier verwaltet werden. Einladungen und Teilnehmerlisten werden automatisch als PDF erstellt und können heruntergeladen und per Mail verschickt werden. Athleten werden durch die Heimtrainer auf eine Warteliste gesetzt. Der Administrator kann diese dann freischalten und auch die zugeordneten Trainer verwalten. Der Administrator kann auch die Preiskalkulation anhand der Kaderbestimmungen durchführen. Die Preise pro Tag und für den kompletten Lehrgang werden automatisch berechnet. Rechnungen an die Teilnehmer bzw. Vereine können erstellt werden.

Dateien

Verschiedene Dateien wie Formulare, Vorschriften, Excel-Vorlagen, Trainingspläne, interne Dokumente usw. können hier zum Download angeboten werden.

Videoanalyse

Ermöglicht den Trainern das Hochladen von Videos zur Bewegungsanalyse. Zu beliebigen Zeitpunkten eines Videos können Bemerkungen hinerlegt werden. Das Teilen von Videos mit anderen Trainern ist möglich, so dass diese ebenfalls Bemerkungen hinzufügen können.
Über einen öffentlichen Link können Athleten die Videos und ihre Bemerkungen ebenfalls anschauen, jedoch nicht bearbeiten.
Das Video ist über die Tastatur steuerbar und die Bemerkungen werden auch in der Vollbildansicht angezeigt.

Vereine

Zeigt die Liste aller erfassten Vereine.
Zu ihrem Heimatverein können die Trainer die verschiedenen Ansprechpartner wie Vorstand, Sportvorstand, Trainer, Kindertrainer usw. anlegen.
Diese Daten stehen allen Benutzern zur Verfügung und dienen zur schnellen Kontaktaufnahme untereinander.

Administration

Bestwerte

Hier wird die Art des Testergebnisses der sechs Spalten eingestellt, die unter Bestwerte angezeigt werden.

Wettkämpfe

Dient zum Anlegen von Wettkämpfen und deren Rechte für die einzelnen Benutzer.
Im Einzelnen sind dies:

Sichtbarkeit für Haupttrainer / Vereins-Haupttrainer / Trainer

mit den Optionen
- zeige alle Athleten/Athletinnen
- anonymisiere Athleten ... der Benutzer sieht die Werte aller Teilnehmer, jedoch nur die Namen seiner eigenen Athleten
- zeige nur die eigenen Athleten/Athletinnen ... der Benutzer sieht nur die Daten seiner Athleten
- zeige alle Athleten/Athletinnen (als PDF) ... der Export erfolgt nur per PDF mit Wasserzeichen (keine Bildschirmdarstellung, kein Excel)
- anonymisiere Athleten (als PDF) - zeige nur die eigenen Athleten/Athletinnen (als PDF)

zeige Tests

mit den Optionen
- zeige alle Tests
- zeige nur den jeweilig besten Test eines Athleten

Anzeige des Wettkampfs

stellt die Anzeige eines Wettkampfs ein
Welche Werte davon der einzelnen Benutzer sieht, wird vom Wert der Sichtbarkeit (s.o.) bestimmt mit den Optionen
- für jeden sichtbar ... jeder Benutzer sieht den Wettkampf
- nur für teilnehmende Vereine ... nur wenn der Benutzer einem Verein angehört, dessen Athleten teilgenommen haben, darf er den Wettkampf sehen
- nur für Admin und Cheftrainer ... nur Benutzer dieser Rollen können den Wettkampf sehen
- gesperrt ... nur der Admin kann den Wettkampf sehen

Eingabe freigeschaltet

legt fest, ob die Benutzer zu diesem Wettkampf Daten eingeben können.
Neben einer generellen Freigabe kann auch hier ein Zeitfenster eingestellt werden. Nur innerhalb dieses Zeitfenster ist die Eingabe von Daten möglich.

Die Einstellungen der Sichtbarkeit werden auch bei der Darstellung der Tabellen und Grafiken berücksichtigt. Auch ein Vereins-Haupttrainer kann Wettkämpfe anlegen. Diese können so eingestellt werden, dass ausschließlich die Trainer des eigenen Vereins diese Werte sehen können.

Athletengruppen

Zur Betreuung von Renngemeinschaften oder Mannschaften, gibt es die Möglichkeit Athletengruppen anzulegen und einem Trainer zuzuordnen.
Dadurch kann dieser Benutzer auch auf die Daten dieser Athleten zugreifen, obwohl sie nicht zu seinem Verein gehören.

System

(nur für Admin)
Bestimmung der Altersklasse
- aktuelles Jahr ... die Altersklassen werden nach dem Geburtsjahr bestimmt
- nächstes Jahr ... die Altersklassen werden nach der Gruppierung für nächstes Jahr gesetzt

Info

Damit können die Athleten schon im Herbst in die Altersklasse des nächsten Jahres einsortiert werden.
Dies ist des Öfteren für Vergleichs- oder Qualifikationstests notwendig.

Organisation
Bezeichnung des Sportverbands ... dies wird im Kopf der Seite und auf den Exports (PDF, Excel) angezeigt

Bezeichnung (Lang)
Bezeichnung der Athletendatenbank ... wird in den Exports (PDF, Excel) angezeigt

Bezeichnung (Kurz)
Kurzbezeichnung ... wird rechts oben im Menü angezeigt

Datei Logo
Upload-Möglichkeit für das Logo, welches in den Exports (PDF, Excel) ausgegeben wird

Hintergrundfarbe Kopfbereich
Einstellmöglichkeit für die Farbe des Kopfbereichs

Datei Logo Kopfbereich
Upload-Möglichkeit für das Logo, welches im Kopfbereich angezeigt wird

Test Einstellungen

Hier wird eingestellt, welche Tests im System vorhanden sind. Damit kann praktisch jede Sportart abgedeckt werden.

  • Testtypen
    Legt die Bezeichnung sowie die Art des Messwertes eines Tests fest (Zeit, Zahl).
    Zusätzlich ist die Sortierreihenfolge einstellbar, d.h. es kann festgelegt werden, ob ein kleiner Wert des Ergebnisses besser ist (wie bei Zeiten) oder ein großer Wert (zum Beispiel die Anzahl bei Wiederholungen).
    Für berechnete Werte wie zum Beispiel die Wattzahl anhand einer Distanz und der Zeit sind Formeln eingebbar.

  • Gruppen
    Dienen zur Zusammenfassung eines Tests. Zum Beispiel gehören zu einem Ergometertest beim Rudern die Zeit, die Wattzahl, die 500m Durchschnittszeit, der PowerIndex sowie das Körpergewicht (zur Berechnung des PowerIndex).
    Der Schlüsselwert (hier die Zeit) ist der oberste Wert in der Zusammenstellung.

Qualifikation

Bietet die Möglichkeit, Grenzwerte für Qualifikationsnormen für Landeskader, Bundeskader etc. einzustellen.
In der Tabelle der Bestwerte werden diese dann farbig markiert. Die Farben sind einstellbar.

Import Einstellungen

Für den Import von Testdaten werden automatisierte Excel-Vorlagen mit vorbelegten Sportlern erzeugt. Die Spalten dieser Vorlagen können hier eingestellt werden.

Kaderarten

Dient zur Verwaltung der Kaderarten. Die Kurzbezeichnung, Langbezeichnung und die Reihenfolge sind hier einstellbar.

Benutzerrechte

Für die einzelnen Benutzerrollen können verschiedene Features freigeschaltet werden

erlaube die Erstellung eines Wettkampfs

Erlaubt das Erstellen eines Wettkampfs auch für einen Vereinstrainer. Damit können diese ihre "internen" Wettkämpfe wie Langstrecke etc. verwalten.
Auch hier kann die Sichtbarkeit eingeschränkt werden, so dass zum Beispiel der Admin diese Wettkämpfe nicht sehen kann.

zeige private Daten von Tests

Bestimmte Werte wie Körpergewicht, Körpergröße etc. sind als privat gekennzeichnet und können besonders geschützt werden.

erlaube Import von Athleten/Athletinnen

Erlaubt das Anlegen von Athleten per Excel-Import

erlaube Erstellung von Athleten/Athletinnen beim Excel-Import

Zum vereinfachten Anlegen von neuen Athleten können diese beim Import von Tests neu angelegt werden.
Das birgt jedoch die Gefahr, dass Duplikate entstehen, weil der Name des Athleten falsch geschrieben wurde. Bei der Einrichtung neuer Athleten sollten sowieso auch weitere Daten wie das genaue Geburtsdatum und Adressdaten eingetragen werden.
Von daher ist es sinnvoll, diese Option zu deaktivieren bzw. nur bei ausgewählten Benutzerrollen zu aktivieren

erlaube Änderung des Kaders

Normalerweise sollte der Status der Kaderzugehörigkeit nicht für jeden änderbar sein.
Diese Option ist dafür vorhanden, falls dies jedoch auch einmal nötig sein sollte.

Benutzerverwaltung

Benutzer der Athletendatenbank werden hier verwaltet und neue angelegt.
Jedem Benutzer können bis zu 5 Vereine oder bis zu 5 Altersklassen zugeordnet werden.
Damit wird der Kreis der Athleten festgelegt, die der Benutzer sehen kann.
Jedem Benutzer kann eine der Rollen zugeordnet werden (unter "Zuordnungen").
Damit wird festgelegt, welche Aktionen der Benutzer durchführen kann.

Mein Profil

Meine persönlichen Einstellungen
Zur Eingabe des Namens. Dieser wird zum Beispiel bei den Benachrichtigungen benutzt.

Einstellungen für Sprache, Datumsformat und Zahlen Spracheinstellung sowie Anpassung der Anzeige von Datum und Zahlen

Benachrichtigungen
In regelmäßigen Abständen werden die Benutzer per Mail über den Status ihrer Daten informiert.
Es werden Listen von Athleten ausgegeben, zu denen Daten fehlen, wie zum Beispiel Datenfreigabe, Anti-Doping-Erklärung, Status der sportärztlichen Untersuchung.
Auf Wunsch kann auch eine Liste der Geburtstage der Athleten der kommenden Woche verschickt werden.
Wenn das Kalendermodul aktiviert ist, werden die Benutzer 3 Wochen vor einer eingetragenen Veranstaltung informiert.

meine Ansicht

Der Bereich "meine Ansicht" bietet die Konfiguration verschiedener Darstellungsvarianten. Diese sind rechts oben unter erreichbar.
Filter Athleten/Athletinnen:
- nur aktive ... zeigt in der Übersicht nur die Athleten, die auf aktiv gesetzt sind
- alle ... zeigt alle Athleten
Reihenfolge Name:
- Vorname Nachname
- Nachname, Vorname
Athletentabelle:
- mit Altersklassen ... in Tabellen werden die Athleten in Altersgruppen zusammengefasst
- mit Filtern ... in Tabellen werden alle Athleten dargestellt und können durch Filter eingeschränkt werden
Altersgruppierung:
- Altersklasse ... die Athleten werden nach ihrer Altersklasse gruppiert
- Jahrgang ... die Athleten werden nach Jahrgang gruppiert